Vous êtes chargé(e) de l’organisation de la soirée de fin d’année de votre entreprise à La Réunion et vous ne savez pas par quel bout commencer ?
Pensez à la méthode méthode QQOQCCP (Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi )
Cette approche est utilisé dans les démarches Qualité pour auditer et labelliser une procédure dans une chaine de production.

Tout comme une manifestation réussie génère la satisfaction générale, un événement mal préparé ou mal anticipé peut se révéler chronophage, causer des désagréments ou devenir un véritable fardeau financier. Voici une démarche sécurisée en sept étapes.

• Clarifier et valider l’idée

Quel événement choisir ? La première étape essentielle consiste à définir :

les objectifs : Quoi ?
Qu’est-ce que nous voulons faire en termes d’actions et de résultats à atteindre ?

Exemples : Avoir au moins xx articles dans la presse spécialsée, faire venir au minimum xxx PAX

L’objectif précise le plan d’action, les publics concernés (Pour qui ?), les délais et les résultats attendus.

les finalités : Pourquoi ?
Quel est le sens de notre projet, les buts et les intentions ?

Exemples: valoriser l’image de marque de l’entreprise en interne, féliciter les collaborateurs

la planification : Quand ?

L’événement est-il à planifier pour une date ou une occasion précise ? Exemple :  juste avant les vacances de Noel, fin novembre
Y a-t-il un moment plus propice ? Combien de temps disposons-nous pour l’organiser ?
organisation demande du temps. L’anticipation augmente d’autant plus les chances de réussite.
Avant d’aller plus loin, le projet décrit en quelques lignes, est soumis à la validation des instances dirigeantes .

• Faire l’état des lieux

Organiser une soirée de fin d’année est un travail d’équipe qui demande des compétences multiples et nécessite organisation et management performants. L’évaluation des besoins et ressources à mobiliser est une étape essentielle.

>les acteurs : Qui ?

Qui sont les principaux acteurs ? Quel est notre capital humain : salariés, prestataires extérieures ? De quelles compétences disposons-nous ? Qui sont les partenaires potentiels ?

>les moyens : Avec quoi ?

De quelles ressources utiles à notre projet disposent-ils ? Quelles sont les ressources matérielles et financières à réunir pour organiser la soirée de fin d’année et garantir sa bonne réalisation ? Quels sont les moyens dont nous disposons ? Ceux qui pourraient nous manquer ?

le budget : Combien ?

Quelles dépenses devrons-nous faire pour réaliser l’événement ? De quelles ressources disposons-nous ? Quelles recettes attendons-nous ?
Utile pour savoir combien va coûter le projet, le budget prévisionnel est essentiel pour s’assurer de la faisabilité de l’événement. C’est un plan de financement qui évolue avec l’avancement du projet.

• Formaliser le projet

A ce stade de la réflexion, suffisamment d’éléments sont réunis pour écrire le dossier de présentation du projet. Bâti sur la trame des questions, il est évolutif en fonction des interlocuteurs. Le but de cette étape est de convaincre en interne, au sein du service d’abord ensuite à la Direction.

• S’organiser pour organiser un événement

A cet effet, pour tout accompagnement de votre projet, n’hésitez pas à joindre l’Agence Brand et consultant au 0692 37 96 39 ou remplissez le formulaire.

L’enjeu est à présent de clarifier la façon dont le projet peut être déployé pour atteindre les objectifs fixés : Qu’y a-t-il à faire ? Qui fait quoi ? Quand ? Comment ?
Cette phase est capitale pour organiser le travail en grandes étapes, planifier les actions et activités dans le temps, lister les moyens nécessaires pour garantir leur réalisation et déterminer la personne en fonction des compétences et intérêts de chacun.

S’il donne l’avantage de visualiser l’état d’avancement du projet, le plan d’actions ou tableau de bord permet également de s’assurer que chacun sait ce qu’il a à faire et le fait.

Les organisateurs devront mettre en place des rencontres régulières d’échange et d’information. Toutefois, créer des groupes opérationnels permet de définir les fonctions et les responsabilités qui y sont attachées, gage d’efficacité.

Le chef du projet assure coordination et organisation, les responsables s’impliquent personnellement sur des points précis.
L’équipe projet, et notamment le responsable sécurité, devra aussi intégrer les obligations légales ( autorisations administratives ..), les autres formalités et autorisations (occupation d’un lieu public, Sacem…) et sécuriser la manifestation (évaluation des risques, dossier de sécurité, assurance…).

• Communiquer sur l’événement auprès des médias et du public cible

Etape incontournable, l’action de communication est prévue en amont et bénéficie de moyens au même titre que les autres phases du projet.

Organiser un événement et y mettre toute son énergie c’est bien, encore faut-il que le public soit au rendez-vous ! Il ne suffit pas de savoir faire, mais aussi de faire savoir.
Annoncer en interne, inviter les VIP et les influenceurs, rédiger un communiqué de presse, concevoir une affiche, assurer une bonne signalétique… sont autant d’actions importantes à la réussite d’un projet.

• Réaliser l’événement

Le jour de la concrétisation, si l’événement a bien été préparé, il ne reste plus qu’à assurer la logistique, régler les problèmes de dernière minute et gérer les imprévus. Les responsables seront présents, visibles et rassurants envers l’équipe.
La manifestation a eu lieu, le public satisfait est parti, il ne reste plus qu’à ranger, démonter, nettoyer. Une étape utile est celle des remerciements à ceux qui ont participé au succès. A l’occasion d’un moment de détente ( cocktail, repas…), les échanges favorisent entre autres les liens entre les adhérents.

• Evaluer et rendre compte

Tout au long du projet, évaluer permet d’assurer le suivi de l’action, de mesurer son impact, son efficacité, la manière dont elle a été conduite, met en évidence les forces et les faiblesses de l’organisation. A la fin de l’événement, en termes de bilan, l’évaluation est précieuse pour remercier, fidéliser bénévoles et partenaires, justifier l’attribution d’une aide publique. A partir des objectifs définis au départ, elle s’appuie sur des résultats :

>des indicateurs objectifs (quantitatifs) : le nombre de participants, d’articles dans la presse, le temps passé, les dépenses, les recettes…
>des indicateurs subjectifs (qualitatifs) : le ressenti des organisateurs, des intervenants, des partenaires, la satisfaction du public, l’implication des bénévoles…
La réalisation du bilan, autre phase riche et constructive, est indispensable pour transmettre l’expérience. Ce bilan détaille l’organisation et tient compte des modifications à apporter.
Il facilitera et améliorera le processus opérationnel en cas de reconduction de la soirée de fin d’année. Enfin, si les retombées presse contribuent à faire connaître l’entreprise, à présenter une image motivante et dynamique, elles donnent aux collaborateurs, l’occasion d’être fiers d’y appartenir ; les diffuser sans modération en interne et aux partenaires pour partager le succès de la manifestation.