L’organisation d’un événement d’entreprise à La Réunion ne se limite pas à rassembler des salariés ou/et des partenaires. Le véritable objectif est de créer du sens et de la valeur ajoutée à votre événement tout en respectant les valeurs portées par l’entreprise.
Aussi, voici 5 questions à prendre en compte pour réussir l’organisation d’un événement à La Réunion :
- Faut-il associer des sponsors à l’événement ?
- Quand faut-il envoyer les invitations ?
- Au moment de choisir une salle, comment estimer le nombre de participants potentiels ?
- Quelles sont les qualités principales requises du prestataire d’organisation d’événements ?
- Doit-on établir un planning précis pour l’organisation d’un événement ?
Faut-il associer des sponsors à l’événement ?
Cela dépend de plusieurs paramètres comme le budget dont on dispose et celui utile à l’organisation. Si le budget initial n’est pas suffisant pour couvrir l’organisation, la recherche de sponsors et/ou de subsides s’impose. Il s’agit cependant de ne pas transformer l’événement en spot publicitaire par la multiplication de sponsors qui réclameront une visibilité suffisante. Par ailleurs, il convient aussi de choisir des sponsors en adéquation avec l’esprit de l’événement à La Réunion : une organisation sur le thème de l’écologie ou de la préservation de la planète ne sera pas sponsorisée par des pétroliers; un colloque sur les méfaits de tabac ne sera pas financer par un cigarettier. Cependant, l’association d’un sponsor ayant pignon sur rue peut aussi donner du crédit à l’événement.
Quand faut-il envoyer les invitations ?
L’on considère qu’un mois avant l’événement est un bon moment mais de plus en plus les agendas se remplissent très tôt. Il n’est pas inutile d’envoyer une première invitation deux mois avant l’événement et de faire un rappel un mois avant et un second rappel une semaine avant l’événement. On peut aussi multiplier les canaux de diffusion de l’invitation (courrier, e-mail, médias sociaux….).
Au moment de choisir une salle, comment estimer le nombre de participants potentiels ?
Par expérience je sais que l’on peut attendre un retour sur invitation moyen de 10%. Pour la capacité de la salle pour une soirée de gala, il est donc prudent d’établir la liste des personnes invitées à l’avance et de prévoir un espace pouvant absorber un peu plus de 10% de cette liste voire 15 à 20% si, en plus des invitations personnelles, il y a des canaux d’invitations impersonnelles (affiches, publicité, flyers…).
Quelles sont les qualités principales requises du prestataire d’organisation d’événements ?
La première est, sans conteste, l’écoute et la compréhension des attentes du commanditaire. Quelque soit le secteur d’activité -Finance, Immobilier, Grande Distribution…-, si l’organisateur ne perçoit pas les attentes de celui qui commande l’événement alors cela risque fort de ne pas répondre aux objectifs. Par ailleurs, il faut une bonne dose de créativité, de l’imagination, de l’esprit d’initiative, de la persévérance, posséder un réseau de relations, mais avant tout, il ne faut surtout pas être psychorigide car l’imprévu est partout dans l’événementiel… Avec une expérience de plus de 10 ans à La Réunion, un prestataire événementiel comme l‘Agence Brand et consultant pourra , par exemple, vous accompagner dans toute les phases de votre projet événementiel, de la conception jusqu’à la réalisation.
Doit-on établir un planning précis pour l’organisation d’un événement ?
Un événement se préparant plusieurs mois à l’avance et mettant en présence plusieurs intervenants, il est opportun d’établir un planning précis, de le tenir à jour et de le mettre à disposition des différentes personnes qui interviennent dans l’organisation. Un planning rend les choses plus claires, il ne faut pas hésiter à y préciser qui fait quoi. Pour le dernier mois avant l’événement, un retroplanning (planning à rebours qui part de l’événement et qui remonte le temps) est une bonne manière d’étaler le travail à faire et de voir si les délais sont respectés. Dans tout événement, il y a des choses à prévoir et à faire après (démontage, rangement, envoi des actes ou d’une synthèse aux participants…), on a tendance à ne pas les inclure dans le planning, c’est une erreur ! Le planning doit donc s’étendre au delà de la date de l’événement.
Vous avez d’autres questions ? N’hésitez pas à contacter des professionnels de l’événementiel qui sauront vous répondre à vos attentes par téléphone au 06-92-39-79-27 ou en remplissant le formulaire de contact.