Votre événement à La Réunion s’est relativement bien passé et vos invités sont à présent partis. Mais votre rôle d’organisateur n’est pas fini! La postproduction événementielle, c’est-à-dire les activités de gestion à réaliser après un #événement, est une partie importante de la gestion des événements. En effet, cette tâche jette les bases pour les prochaines échéances avec vos participants cibles. De plus, votre rapport post-événement remis au commanditaire de l’événement justifiera les dépenses et les efforts associés à la production.

Alors que la plupart des aspects de la postproduction peuvent attendre quelques jours, il y a 4 choses que les organisateurs doivent mettre en place dans les 24 heures:

1. Remerciez ceux qui vous ont aidé à réaliser l’évènement.

Montrez où vous avez vu chacun d’entre eux aller au-delà de leurs responsabilités professionnelles. Montrez-leur que vous avez remarqué leurs efforts et trouvez des façons individuelles d’exprimer votre appréciation sincère. Faites un suivi avec les collaborateurs, les intervenants et les entrepreneurs pour fournir un feedback constructif. Des détails plus complexes, tels que la vérification des factures et l’élimination des problèmes, peuvent suivre quelques jours plus tard. Apprenez pourquoi et comment remercier votre équipe de l’événement en suivant le lien vers notre message récent.

2. Partagez une première impression de l’événement avec le monde.

Partagez des photos de faits saillants, ou partagez de brèves impressions en direct de l’événement via les réseaux sociaux avec vos contacts de La Réunion. Donner au public un avant-goût de ce qu’ils ont manqué. Mais ne vous arrêtez pas là. Idéalement, vous conserverez longtemps le contenu de l’événement et vous suivrez une vidéo d’événement professionnel et une galerie de photos.

3. Communiquez avec vos invités et remerciez-les d’être venus.

Envoyez-leur par courrier électronique les informations qu’ils pourraient trouver utiles, par exemple les informations de contact des intervenants ou une copie des diapositives de la présentation. Quelques jours après l’événement, envoyez un rapport d’événement à ceux qui se sont inscrits mais n’ont pas pu participer. Assurez-vous qu’ils savent comment vous contacter avec des questions, et que vous êtes impatient de les voir se joindre à vous la prochaine fois – une petite touche personnelle qui ira loin.

4. Répondre aux demandes de renseignements et aux commentaires

Attendre que l’on réponde à leurs questions sur l’événement laissera un mauvais goût dans la bouche de vos participants. Ne gâchez pas tout le dur travail qu’il a fallu pour mettre en place l’événement parfait en décrochant maintenant. Après tout, il ne faut pas beaucoup d’efforts pour répondre à quelques questions et réagir aux commentaires. Faites-le, et faites-le bien.