Cela peut paraître évident mais animer un événement professionnel à La Réunion, c’est d’abord choisir le bon format d’événement. Le format est fonction de vos objectifs en tant qu’organisateur mais surtout des attentes de vos cibles.

Parmi les formats classiques d’événements professionnels, on peut citer :

• Le séminaire ou congrès généralement organisé sur 1 ou 2 jours qui traite de sujets de pointe sous la forme de conférences et/ou d’ateliers,
• La foire ou le salon qui permet la rencontre entre offreurs et demandeurs sous la forme d’un espace de stands et la découverte de thématiques lors des conférences plénières ou tables rondes,
• Le lancement de produit organisé généralement sur une journée sous la forme d’une conférence comprenant des ateliers de démonstration ou de « testing »,
• La soirée ou gala planifié sous la forme d’un dîner avec différentes prises de paroles et parfois avec un espace stands

Le choix du bon format est primordial pour la réussite de votre événement. Afin de faire évoluer ces formats classiques, vous avez la possibilité de créer un événement mixte. En effet, rien en vous empêche de prévoir un gala à l’issue d’une journée de lancement de produits. Le but est encore une fois de satisfaire les attentes de vos convives et de créer une certaine cohésion d’équipe.

BONUS : enfin, quelques conseils pour que votre événement soit une réussite:

1. Anticipez ! La réflexion et la préparation prennent du temps.

• Plus vous aurez de temps à disposition, mieux votre événement ( gala, soirée d’entreprise… ) sera ciblé et préparé.
• Mieux vous aurez ciblé votre événement, plus le retour sera celui que vous espériez.
• Mieux vous l’aurez préparé, plus vous serez réactifs face aux éventuelles surprises de dernière minute.

2. Faites appel à une agence événementielle de La Réunion comme Brand et consultant, qui sera en charge de :

• Poser les questions adéquates au bon moment,
• Vous permettre de déléguer l’opérationnel afin de vous libérer du temps pour vos réflexions stratégiques,
• Orchestrer les mille et un détails de l’organisation,
• Trouver des prestataires tiers et juger de leur qualité et tarifs,
• Être réactive en cas de souhaits de dernière minute,
• Encadrer votre soirée et vous permettre ainsi d’être disponible pour vos invités

Voilà quelques conseils judicieux pour un événement professionnel, préparé dans un état d’esprit calme et serein. C’est ce qui fera le succès de vos événements !

A quand votre prochain événement ?